Estágio Supervisionado - Sugestões de Melhorias

Introdução

Nesta etapa do estágio identifiquei três melhorias na área de compra, uma aproveitada parcialmente, outra a ser analisada e a última viável, e aplicada no processo de compra.

Situação 1: SAP/R3

SAP ERP

A base mais confiável para a inovação e a excelência empresarial

Estratégias e operações mais alinhadas. Maior produtividade e visibilidade sobre toda a organização. Estas e outras vantagens representam o grande potencial do software SAP ERP (enterprise Resource Planning: planejamento dos recursos empresariais) – a solução que permite que sua empresa se adapte rapidamente às exigências de um mercado em constante transformação.

http://www.sap.com/brazil/solutions/business-suite/erp/index. epx

Histórico

No decorrer do meu estágio observei que a ferramenta SAP/R3, usada para compra, muitas vezes ficava lenta e quase inviabilizando o processo.

Sugestão de melhoria: Ferramenta alternativa ao SAP

Resposta do Gerente

O SAP/R3 é uma ferramenta para toda a Petrobras e muito bem customizada.

Tendo um comitê Gestor que analisam todas as demandas da Petrobras, é um software alemão usado no mundo todo e pelas maiores empresas do mundo, e como já foi falado, muito bem customizado para a Petrobras, fica difícil qualquer mudança fora do comitê Gestor. A demora que às vezes ocorre é por sobrecarga.

Explicaram também, que existem dois “super” computadores na sede da empresa fazendo este aplicativo cruzando dados “full time” e com redundância, sendo que se um falhar o outro assume atualizado.

Fato curioso: Lembra até, que no começo da implantação do SAP/R3 ocorreu um problema com abastecimento de aeronaves nos aeroportos, o combustível estava no caminhão do lado do avião, porém não se podia liberar a compra, ficando as aeronaves em solo até que o problema foi sanado.

Sugestão de melhoria local: criados alguns atalhos permitidos pelo SAP/ R3 para área de trabalho do computador pessoal dos envolvidos em compras, ao invés de ficar localizando subitens dos aplicativos na página corporativa, ganhando um pouco de agilidade no processo de compra. 

Situação 2: Limites de Competências definidos (valores)

Histórico

TABELA DE LIMITES DE COMPETÊNCIA

A Tabela de Limites de Competência tem por objetivo estabelecer valores de que dispõem o Presidente, os Diretores e as funções de Administração Superior da Petrobras para o cumprimento de suas atribuições e gestão da Companhia. As funções de Administração Superior são aquelas preenchidas pelos titulares das unidades organizacionais da estrutura geral da Petrobras, conforme definido no Plano Básico de Organização.

No processo de compra por dispensa de valor, de chapa mola para tanque de teto flutuante que participei, deparei com o limite de competência para aprovação do pedido colocado junto ao fornecedor.

Sendo que o limite do gerente é em torno de dez vezes maior que a do gerente setorial.

Esta autorização é conseguida nos deslocando do nosso ambiente de trabalho, onde também se encontra o gerente setorial, para o ambiente de trabalho do gerente, que nem sempre esta no local a disposição devido suas  atribuições, ficando o processo aguardando sua assinatura para liberação.

Sugestão de melhoria: Aumentar o limite de competência do gerente setorial. Agilizando o processo de compra, descentralizando o poder e delegação de novas atribuições.

Situação 3: COMPRA POR DISPENSA DE VALOR do produto “X”

Por ex: Cadeiras de rodas para o Setor de Saúde

Histórico:

1-     Análise através de ferramenta corporativa (SAP/R3)da disponibilidade do item na RPBC ou no sistema Petrobras;

Executado, não tem.

2-     Classificação de material crítico de processo?

Não.

3-     Análise através de ferramenta corporativa (SAP/R3) quais fornecedores estão qualificados para vender para a Petrobras.

4-      Na ferramenta corporativa (SAP/R3), criada solicitação de cotação e encaminhada via PETRONECT (ferramenta corporativa que  é um cadastro de fornecedores-> fabricantes e distribuidores).

Fornecedores não cadastrados no PETRONECT.

Explicação:

Quando o fornecedor é cadastrado no PETRONECT e do acesso a esta ferramenta, o softwear já trás a proposta formatada, ou seja, emite um relatório consolidado, onde equaliza as propostas, trazendo para a mesma base (preço líquido) de comparação todas as propostas comerciais.

Observação:

no mundo o imposto IVA ( Imposto Valor Agregado) é um único imposto,que facilita o processo de compra. No Brasil existem em torno de 50 impostos o que fica difícil você decidir qual a melhor proposta comercial, já que existem diversos e diferentes impostos regionais.

Sendo assim, se a compra não dá para fazer usando o PETRONECT você usa uma planilha auxiliar para análise da melhor proposta.

   Tabela 1: que era usada

A tabela 1 que estava em uso, era com entrada manual, ou seja, o comprador tinha que fazer cálculos a parte em uma calculadora e lançar na planilha.

Sugestão de melhoria:

                                  

Tabela 2

Nesta tabela, se usa as fórmulas do “Excel”, ou seja, coloca-se os valores e os impostos são calculados, agilizando e facilitando a análise das propostas comerciais.

Dando prosseguimento ao processo de compra:

5-     Análise das propostas comerciais (cotações)

6-     Identificado o vencedor e elaborado pedido de compra da proposta classificada.

7-     Solicitada liberação gerencial e colocado pedido junto ao fornecedor

    

8-     Promessa de entrega do item prevista para XX/XX/XXXX.